Pengelolaan arsip dinamis aktif di dinas kearsipan dan perpustakaan Kota Salatiga

Abstract

Saat ini teknologi informasi dan komunikasi memainkan peran penting dalam mempermudah pengelolaan arsip dan mencatat. Serta untuk memenuhi tuntutan zaman, implementasi sistem arsip dinamis aktif menjadi suatu keharusan, tidak terkecuali bagi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Salatiga. Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengevaluasi sejauh mana pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Salatiga telah mematuhi Undang-Undang Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, serta mengidentifikasi dan menganalisis kendala-kendala yang terjadi dalam proses pengelolaan tersebut. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan analisis kualitatif terhadap data yang diperoleh dari wawancara mendalam dan observasi. Proses analisis data kualitatif terdiri dari tiga tahap, yaitu reduksi data, representasi data, dan verifikasi atau kesimpulan. Adapun hasil penelitian ini yaitu Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Salatiga telah melakukan pengelolaan arsip dinamis aktif dengan baik dan sudah sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Kearsipan. Terdapat tiga jenis arsip yang terbentuk, meliputi kegiatan pembinaan kearsipan, sosialisasi kearsipan, dan proses pemusnahan arsip. Untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif, disarankan untuk terus melakukan evaluasi kebutuhan ruangan dan penyimpanan filing cabinet agar sesuai dengan jumlah pegawai dan volume arsip yang dihasilkan.