Upaya Pelestarian Arsip Bersejarah di Universitas Sumatera Utara: Tinjauan Preservasi Preventif dan Alih Media

Abstract

Penelitian ini mengkaji implementasi strategi preservasi preventif dan alih media di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara (USU). Melalui pendekatan kualitatif deskriptif, studi ini mengevaluasi efektivitas sistem preservasi arsip sambil mengidentifikasi tantangan dan peluang pengembangan di masa depan. Pengumpulan data melibatkan wawancara terstruktur dengan pengelola arsip, observasi langsung terhadap fasilitas dan proses, serta analisis dokumen yang komprehensif. Temuan penelitian mengungkapkan kemajuan signifikan dalam implementasi infrastruktur preservasi modern, termasuk sistem face access, digital thermo-hygrometer, dan pengendali iklim 24 jam. Namun, beberapa tantangan kritis teridentifikasi, meliputi keterbatasan ruang untuk pemisahan media yang optimal, kesenjangan teknologi dalam penanganan arsip audio-visual, dan kesenjangan kompetensi staf dalam preservasi digital. Studi ini juga menyoroti perkembangan yang tidak merata dalam proses alih media, dengan digitalisasi berbasis teks menunjukkan kemajuan yang menggembirakan sementara konversi format audio-visual menghadapi kendala yang cukup besar. Penelitian ini memberikan kontribusi baik pada pemahaman teoretis tentang preservasi arsip di institusi pendidikan tinggi Indonesia maupun rekomendasi praktis untuk pengembangan sistem preservasi yang lebih adaptif dan berkelanjutan. Rekomendasi utama meliputi modernisasi infrastruktur, program pengembangan kompetensi staf yang terstruktur, implementasi sistem preservasi digital terintegrasi, dan penguatan kolaborasi institusional. Studi ini memberikan wawasan berharga bagi institusi arsip yang menghadapi tantangan serupa dalam menyeimbangkan praktik preservasi tradisional dengan tuntutan transformasi digital