SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH MENGGUNAKAN VECTOR SPACE MODEL

Abstract

Badan Arsip dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Jawa Tengah adalah salah satu lembaga pemerintah yang berkewajiban menjaga dan melestarikan arsip statis yang berada di tingkat provinsi. Salah satu upaya penyelamatan arsip dalam perspektif modern saat ini cenderung mengarah bagaimana memanfaatkan teknologi informasi untuk mengelola arsip. Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Statis menggunakan vector space model merupakan sistem yang dapat memudahkan pengelolaan arsip statis, mampu diakses oleh siapa saja yang membutuhkan informasi kearsipan serta memberikan kemudahan dalam hal pencarian arsip yang relevan dengan kebutuhan pengguna sistem. Pada fungsi pencarian arsip, sistem menggunakan metode Term Frequency-Inverse Document Frequency (TF-IDF) untuk memberikan bobot pada setiap indeks dari kata-kata ( term ) dan vector space model untuk mengukur kemiripan antara vektor dokumen dengan vektor kata kunci. Pada pengujian terdapat tiga besaran performansi yang dihitung yaitu Recall untuk menemukan seluruh dokumen yang relevan dalam koleksi dokumen, Precision untuk menemukan hanya dokumen yang relevan saja dalam koleksi dan Interpolated Recall Precision untuk mengukur performansi sistem dengan mempertimbangkan aspek keterurutan dokumen relevan. Sistem telah diuji pada 75 dokumen arsip dengan memasukkan 10 kata kunci yang berhubungan dengan dokumen arsip. Hasil pengujian menunjukkan nilai rata-rata recall sebesar 99% dan nilai rata-rata precision sebesar 36,4%. Untuk nilai rata-rata interpolasi precision pada hasil penghitungan interpolasi antara recall dan precision sebesar 90,2%.